Bedrijfsprocessen automatiseren voor zzp en mkb

Automatiseren is werk dat steeds op dezelfde manier gaat, laten doen door software. De software volgt vaste regels: als dit gebeurt, doe dan dat. Jij houdt de uitzonderingen en de beslissingen.

Een goed voorbeeld is een factuur. Het optreden is geweest, dus de volgende ochtend gaat de factuur de deur uit. Is er na 14 dagen niet betaald, dan gaat er een herinnering. Komt het geld binnen, dan wordt de factuur vanzelf afgevinkt.

Dit draait in systemen die ik eerder maakte: het CRM van mijn eigen entertainmentbedrijf en een planningssysteem voor een bingoshow. Daarom gaat het soms over optredens. Bij jou is dat de dag na de klus of de levering. Lees meer over het CRM en de planning.

• Aanvraag wordt klantEen aanvraag via de website staat meteen in het systeem, met een taak om vandaag te reageren.
• Factuur na de klusDe ochtend na het optreden gaat de factuur vanzelf naar de klant, met een kopie naar de boekhouder.
• HerinneringenNa 14, 30 en 60 dagen gaat er een herinnering, zolang er niet betaald is.
• Betaling afvinkenBetalingen van de bank worden vanzelf aan de juiste factuur in Moneybird gekoppeld.
• DraaiboekenDraaiboeken voor presentator, klant en techniek worden gemaakt uit de gegevens van de boeking.
• Samenvatting en rapportElke dag een samenvatting van wat er speelt, en elke maand een rapport per mail.
• Back-upElke nacht gaat er een back-up van alle gegevens weg.
• Agenda bijwerkenBoekingen komen vanzelf in de Google Agenda van wie er moet werken.

Begin bij de taak die het vaakst terugkomt en het meest tegenstaat. Drie vragen helpen bij het kiezen:

• Hoe vaak doe je het? Iets dat elke dag terugkomt, levert sneller iets op dan iets van één keer per maand.
• Hoeveel minuten kost het? Tel ze op over een jaar. Met de rekenhulp zie je wat dat kost.
• Hoe vaak gaat het mis? Een vergeten herinnering of een verkeerd overgetypt bedrag kost vaak meer dan de tijd zelf.

Gaat het vooral om gegevens die van het ene pakket naar het andere moeten, lees dan over software koppelen. Daar staat ook wanneer Zapier of Make genoeg is.

Niet alles wordt beter als het vanzelf gaat. Dit laat ik meestal bij jou:

• Het eerste contact met een nieuwe klant. Een persoonlijk antwoord wint het van een automatische mail.
• Een proces dat nog niet klopt. Wie rommel automatiseert, krijgt snellere rommel. Eerst versimpelen, dan automatiseren.
• Iets dat één keer per jaar gebeurt. Dan kost het automatiseren meer tijd dan het oplevert.
• Alles waar een fout duur is. Dan maakt het systeem een concept en klik jij op verzenden.

AI is goed in schrijven en samenvatten. In mijn systemen schrijft een taalmodel bijvoorbeeld een conceptmail of een tekst voor Instagram. Er gaat niets naar buiten zonder dat iemand het goedkeurt.

Voor vaste regels, zoals "stuur na 14 dagen een herinnering", gebruik ik geen AI. Gewone software doet dat elke keer precies hetzelfde. Dat is wat je wilt bij geld en afspraken.

1. MeekijkenIn een vrijblijvende kennismaking van een half uur laat je zien welk werk steeds terugkomt.
2. VersimpelenEerst schrappen we stappen die niet nodig zijn. Wat overblijft, is wat we automatiseren. Je krijgt een vaste prijs per fase.
3. Automatiseren en testenIk maak het in de pakketten die je al hebt, of koppel ze aan elkaar. Ontbreekt er iets, dan maak ik software op maat.
4. Laten draaienHet gaat aan. Valt er iets uit, dan krijg je een melding. Ik blijf je vaste aanspreekpunt.