Een koppeling laten maken tussen je systemen

Software koppelen betekent dat je programma's elkaar gegevens doorgeven, zonder dat jij iets overtypt. Meestal gaat dat via een API-koppeling. Win je een deal in je CRM, dan zet de koppeling de klant en de factuur meteen in je boekhouding. Jij voert het één keer in. De rest loopt vanzelf.

Je hoeft er niets voor te vervangen. Je blijft werken in de programma's die je kent. Alleen het overtypen, kopiëren en nakijken verdwijnt.

Met deze pakketten heb ik al gewerkt. Per pakket staat erbij wat je er bijvoorbeeld mee kunt.

• Exact OnlineKlanten, facturen en boekingen komen vanzelf binnen vanuit je andere systemen.
• MoneybirdEen factuur of contact wordt aangemaakt zodra er in je CRM of webshop iets gebeurt.
• PontoJe banktransacties komen binnen, zodat een betaling vanzelf bij de juiste factuur hoort.
• Google AgendaAfspraken komen in je planning, of bij je klant in de agenda.
• Outlook en Office 365Mail en agenda hangen aan je klantgegevens, in plaats van los in iemands inbox.
• SharePointDocumenten komen per klant of project op de juiste plek.
• ShiftbaseRoosters en gewerkte uren gaan door naar je facturatie of loonadministratie.
• PipedriveEen gewonnen deal wordt een klant, een project en een factuur.
• SnelStartFacturen gaan via de factuurinbox vanzelf naar je boekhouding.
• bunqBankafschriften komen binnen, zodat een betaling vanzelf bij de juiste factuur hoort.

Staat jouw pakket er niet bij? De meeste moderne software heeft een API: een officiële ingang voor andere programma's. Dan kan het meestal. In de kennismaking kijk ik of het bij jouw pakket kan.

Mijn eigen CRM is gekoppeld met 13 diensten, van Moneybird tot de bank. Bekijk hoe dat werkt.

Tools als Zapier en Make koppelen pakketten met een paar klikken. Voor één simpele stap is dat vaak genoeg. Dan zeg ik dat ook, en help ik je op weg.

Het wordt lastiger als er veel stappen en uitzonderingen in zitten. Of als het om grote aantallen gaat: deze tools rekenen per taak, dus de rekening groeit mee met je bedrijf.

1. MeekijkenIn een vrijblijvende kennismaking van een half uur laat je zien hoe je werkt. Waar typ je iets over? Waar gaat het weleens mis?
2. Uitzoeken en prijsIk zoek uit welke gegevens waarheen moeten, welke kant op en wat er moet gebeuren als iets niet klopt. Je krijgt een vaste prijs per fase, vooraf.
3. Maken en testenIk maak de koppeling en test eerst met testgegevens. Daarna test jij mee met echte gevallen, ook de rare.
4. Live, en in de gaten houdenDe koppeling gaat aan. Ik maak hem zo dat een fout opvalt in plaats van stil verdwijnt. Daarna blijf ik bereikbaar, en kun je kiezen voor onderhoud.

Software verandert. Een pakket krijgt een update of verandert de regels van zijn koppeling. Dat hoort erbij, en daar houd ik rekening mee.

Daarom blijf ik na de oplevering je vaste aanspreekpunt. Met een onderhoudsafspraak houd ik je koppelingen bij en pas ik ze aan als een pakket iets verandert.